運転者台帳の書き方の結論は、法令が定める10項目を運転者ごとに埋め、免許の更新や事故などの出来事があった日に書き足すことです。退職した運転者の台帳も3年間の保存が必要です。
2025年3月24日に始まったマイナ免許証では、カードの券面に免許証の番号と有効期限が印字されません。本記事では、台帳を5つの出来事のたびに書き直す決まりを「5場面更新ルール」と呼び、記入例と保存期限の計算とあわせて説明します。
この記事でわかること
- 運転者台帳の10項目と、項目ごとの記入例
- マイナ免許証の運転者の免許番号と有効期限の確かめ方
- 台帳を古くしない5場面更新ルール
- 退職者の台帳の保存期限の数え方と軽貨物の台帳
- 紙・エクセル・システムの手間と費用の違い
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運送統合管理システムを見る 資料を請求する運転者台帳とは？書き方の基準になる必須項目10号
運転者台帳とは、トラック運送事業者が運転者ごとに作り、その運転者が所属する営業所に備えておく台帳のことです。書き方の基準は、貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5が定める第1号から第10号の10項目です。
全日本トラック協会が2025年8月22日に示した説明資料では、車両10両以下の小規模事業者がトラック運送事業者の54.8%を占めています（全日本トラック協会 説明資料）。台帳の担当者が運行管理や配車と兼務している会社が多く、書き足しが後回しになりやすい構造です。
2026年10月時点の条文では、台帳の正式な名前は「運転者等台帳」です。自動運転トラックに乗る特定自動運行保安員も対象に加わったためで、従来の運転者台帳と同じものと考えて差し支えありません。条文は、運転者等ごとに「第一号から第九号までに掲げる事項を記載し、かつ、第十号に掲げる写真を貼り付けた一定の様式の運転者等台帳を作成し」と定めています（e-Gov法令検索 貨物自動車運送事業輸送安全規則）。
号 | 項目 | 記入例 | 書き足すきっかけ |
|---|---|---|---|
1 | 作成番号・作成年月日 | No.024／2026年10月12日 | 新規作成時（番号は使い回さない） |
2 | 事業者の氏名又は名称 | 〇〇運送株式会社 | 社名変更時 |
3 | 氏名・生年月日・住所 | 山田一郎／1980年5月1日／大阪府〇〇市 | 転居・改姓の届出時 |
4 | 雇入れと運転者に選任された年月日 | 2026年4月1日／2026年4月15日 | 選任時 |
5 | 免許の番号・有効期限・年月日・種類・条件 | 第〇〇号／2029年6月1日まで／中型・眼鏡等 | 免許の更新・条件変更時 |
6 | 事故の概要 | 2026年9月3日 構内で接触（物損） | 事故の発生時 |
7 | 違反の通知の概要 | 道路交通法第108条の34の通知の内容 | 通知を受けた時 |
8 | 健康状態 | 2026年7月 定期健診 異常なし | 健康診断の後 |
9 | 指導の実施と適性診断の受診状況 | 初任診断 2026年4月10日受診 | 指導・受診の後 |
10 | 作成前6か月以内の写真 | 上三分身・無帽・正面・無背景 | 作成時（貼り替えは任意） |
合同会社GYAKUTENは、運送会社の管理業務を一元化する運送統合管理システムを提供し、ドライバーの情報を車両や休暇と同じ画面で扱う仕組みを公開しています。台帳を紙で作る場合も、表の右列を先に決めておくと、書き足しの漏れが減ります。
マイナ免許証の人の運転者台帳は記入例のどこが変わる？
変わるのは第5号の免許番号と有効期限の確かめ方で、答えは本人の立ち会いで読み取りアプリを使うことです。マイナ免許証はマイナンバーカードの券面に番号を印字しないため、カードのコピーでは第5号を埋められません。
Impress Watchの2025年3月14日の記事は、「マイナ免許証では、券面に運転免許証番号などが表示されなくなるため、こうしたアプリが活用される」と伝えています（Impress Watch マイナ免許証読み取りアプリ公開）。警察庁の読み取りアプリでは、カードをスマホにかざし、4桁の暗証番号を入力して免許情報を表示します。
暗証番号は運転者本人しか知りません。そのため、確認の手順は次のように決めておくと迷いません。
- 入社時に保有形態（従来の免許証・マイナ免許証・2枚持ち）を聞く
- マイナ免許証なら本人がアプリを開き、画面を一緒に確認する
- 番号・有効期限・種類・条件を台帳へ書き写す
- 画面の写しを残すかは本人の同意を取ってから決める
条文の第5号イも、運転免許証の番号に加えて「免許情報記録の番号及び有効期限」を書く項目に改められています。検索上位の解説記事には、この免許情報記録に触れていないものが多く見られます。従来の免許証のコピーを添付する運用だけでは、マイナ免許証に切り替えた運転者の分が空欄になりかねません。
運転者台帳はテンプレートを埋めるだけでは更新が止まる
運転者台帳の書式に決まりはなく、トラック協会のテンプレートで作れます。ただし台帳の不備が見つかる理由は、作成時ではなく、その後の書き足しが止まることにあります。台帳は作った日から古くなり始めるものです。
条文の第2項は、運転者でなくなった場合に「直ちに、当該運転者に係る前項の運転者等台帳に運転者でなくなった年月日及び理由を記載し、これを三年間保存しなければならない」と定めています（e-Gov法令検索 貨物自動車運送事業輸送安全規則）。条文が求めるのは作成の一度きりではなく、出来事のたびの書き込みです。
国土交通省の行政処分等の情報では、静岡県の事業者が2021年10月27日に受けた処分で、監査で見つかった12件の違反のうち2件が運転者台帳の作成義務違反と記載事項等不備でした（国土交通省 自動車関係の行政処分等の情報）。処分は輸送施設の使用停止130日車などで、作成と記載が別々の違反として数えられています。
そこで、台帳を開く日を決める5場面更新ルールでは、次の5つの出来事を書き足しの合図にします。
- 免許の更新・条件の変更（第5号）
- 事故の発生（第6号）
- 違反の通知を受けた日（第7号）
- 健康診断の結果が届いた日（第8号）
- 指導の実施・適性診断の受診（第9号）
5つの出来事は、点呼や日報で先に気づくものがほとんどです。点呼の記録と台帳を同じ日に見直すやり方は、点呼記録簿のエクセル運用と保存期間で扱っています。運行管理補助者に書き足しを任せる場合の線引きは、運行管理補助者と運行管理者の違いが参考になります。
退職者の運転者台帳の保存期間は？3年の数え方と軽貨物
保存期間の基準は、運転者でなくなった日から3年間です。退職だけでなく転任も含み、台帳には運転者でなくなった年月日と理由を直ちに書き込みます。在籍中の台帳は1人ずつ、期限なく営業所に備えておきます。
4輪以上の軽自動車で運ぶ貨物軽自動車運送事業者には、第9条の6の「貨物軽自動車運転者等台帳」があります。記載事項は5つで、写真と免許の欄はありません。
- 作成番号・作成年月日
- 事業者の氏名又は名称
- 氏名・住所・生年月日
- 初めて運行の業務に従事した年月日
- 指導の実施と適性診断の受診状況
保存期限と年間の書き足しの回数は、次の式でつかめます。ドライバー20名の会社を例に、1回あたり10分かかると仮定して計算しました。
保存期限＝運転者でなくなった日＋3年
例：2026年10月31日に退職＋3年＝2029年10月31日まで保存
年間の書き足し回数（最大）＝ドライバー20名×5場面＝100回
年間の作業時間（仮定）＝100回×10分＝1,000分（約17時間）
約17時間は、5つの出来事がすべて毎年起きた場合の上限です。実際の回数は少なくても、書き足しが月末にまとまると、どの出来事を書き漏らしたかを後から探す時間が増えます。
運転者台帳の電子化は紙・エクセル・システムで費用がどう違う？
費用の目安は、紙とエクセルが0円、運送統合管理システムは20台まで月3万円（税込）からです。差が出るのは費用より、5場面更新ルールの出来事を誰が見つけて知らせるかという点です。
方式 | 費用の目安 | 向く規模 | 書き足しの合図 |
|---|---|---|---|
紙の台帳 | 0円（用紙代のみ） | 5名以下 | 担当者の記憶 |
エクセル | 0円（既存のPC） | 5〜20名 | 期限列に条件付き書式 |
運送統合管理システム | 初期0円・月3万円〜（20台まで） | 10名以上 | 期限の通知機能 |
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エクセルで続ける場合は、免許の有効期限と健康診断の実施日に列を分け、期限の60日前に色が変わる条件付き書式を入れておくと、第5号と第8号の書き足しを忘れにくくなります。台帳の写真や健康状態は個人情報なので、閲覧できる人を運行管理者と補助者に絞ってください。
すぐ実践できる手順
- 在籍ドライバー全員の台帳を出し、10項目の空欄を数える
- マイナ免許証への切り替えの有無を本人に聞く
- 切り替えた人は読み取りアプリで第5号を確認する
- 5場面更新ルールの5つの出来事を点呼の確認項目に足す
- 退職者の台帳に保存期限の日付を書き、3年分を別に綴じる
まとめ
運転者台帳は、10項目を一度埋めて終わりではなく、5つの出来事のたびに書き足して初めて正しい状態を保てます。点呼・運行管理の義務の全体は点呼・運行管理の義務の全体像と監査対策にまとめています。最後に、自社に当てはまるかを確かめてください。
- 免許の有効期限を台帳とは別の表で管理している
- 健康診断の結果を台帳に書き写していない
- マイナ免許証に切り替えた運転者がいるか分からない
次のどれか1つでも当てはまるなら、書き足しの合図を人の記憶に頼っている状態です。入口として、自社の台数で月額がいくらになるかを無料ヒアリングで確かめられます。
運送統合管理システムは、初期費用0円・20台まで月3万円（税込、最低6ヶ月）で、ドライバーの情報を車両や休暇と同じ画面で管理し、期限を通知します。東翔運輸株式会社では点検漏れがゼロになり、休暇調整の電話は約8割減りました。最短3日で使い始められます。
明日の朝は、在籍ドライバーのうち免許の有効期限が最も近い1人の台帳を開き、第5号が最新かどうかを確かめてください。
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参考文献・出典
- e-Gov法令検索 貨物自動車運送事業輸送安全規則（第9条の5・第9条の6）（2026年10月12日参照）
- Impress Watch「マイナ免許証読み取りアプリ」公開 運転免許情報をスマホ・PCで確認（2025年3月14日）（2026年10月12日参照）
- 国土交通省 自動車関係の行政処分等の情報（2021年10月27日処分）（2026年10月12日参照）
- 公益社団法人全日本トラック協会 説明資料（2025年8月22日）（2026年10月12日参照）
制作: 合同会社GYAKUTEN編集部（生成AIで下書きを作成し、出典を確認して公開）／会社・代表プロフィール
