車両管理表 エクセルテンプレート 無料｜運送業13項目と期限が光る数式の作り方

車両管理表のエクセルテンプレートを無料で用意したい——トラック15台前後の運送会社では、車検・3ヶ月点検・保険の期限管理こそ真っ先に表にしたい仕事です。結論として、運送業の車両管理表は13項目を押さえれば無料の自作で実務に耐えます。この記事では、コピペで使える13項目の一覧と、期限が自動で色づく数式「期限3色シグナル」、10分で表を組めるAIプロンプトまで公開します。

この記事でわかること

• 運送業（緑ナンバー）向け車両管理表の必須13項目と記入例
• 車検・3ヶ月点検の期限が自動で光る「期限3色シグナル」の作り方
• テンプレートを配ったあとに更新を止めないための当番と限界ライン
• コピペ1回で表の作り方を出力できるAIプロンプト

車両管理表 エクセルテンプレート 無料版で本当に足りますか？

足ります。市販システムを入れる前でも、13項目のエクセル管理表と期限アラートの数式があれば、車検・点検・保険の「うっかり失効」は防げる水準に届きます。大事なのは項目の網羅より、期限が近い車両が一目で分かる仕組みです。逆に、色分けのない立派な台帳は、忙しい月ほど開かれなくなります。

車両管理表とは、車両ごとの車検・点検・保険・整備履歴を1枚で一覧できる台帳のことである。点検の緩みは事故に直結します。国土交通省によると、大型車の車輪脱落事故は2024年度に全国で120件発生し、うち3件は人身事故でした（国土交通省「車輪脱落事故」）。日々の点検と期限管理を支える土台が、この1枚の表です。

無料テンプレートを配るサイトは多くありますが、その多くは白ナンバーの社用車向け。運送業に必要な3ヶ月点検やドライバー割当の列が最初から抜けています。だからこそ、運送業仕様の13項目です。

運送業の車両管理表は13項目｜無料テンプレートの中身と記入例

下の表をそのままエクセルの1行目（見出し行）に写せば、テンプレートのダウンロードは不要です。列の並びは「動かせない期限ほど左」が原則。毎朝開いたとき、左半分だけ見れば危ない車両が分かる配置にします。

なぜここまで点検の列を厚くするのか。事業用トラックには道路運送車両法第48条にもとづく3ヶ月ごとの定期点検義務があり、未実施は30万円以下の罰金の対象になり得ます（国土交通省「点検整備の種類」）。監査でも記録簿とあわせて確認される、待ったなしの期限だからです。

13項目を最初からシステム側で持ちたい場合は、運送統合管理システムのページで車両・点検管理の機能一覧を公開しています。まずは無料の表で始めて、比較の物差しにしてください。

期限が光る数式の作り方｜「期限3色シグナル」3ステップ

この記事の中核が「期限3色シグナル」です。期限まで60日で黄色、30日で赤色、期限切れで黒色に、セルが自動で変わる仕組み。目視のダブルチェックをエクセルに肩代わりさせます。

1. 車検満了日（5列目）と次回3ヶ月点検日（6列目）を日付形式に統一する
2. 右隣に「残日数」列を足し、数式「=E2-TODAY()」を全車両分コピーする
3. 残日数列に条件付き書式を3つ設定する（60以下=黄、30以下=赤、0未満=黒地に白字）

手作業との差は時間に出ます。15台の会社で車検・点検・保険3種の期限を毎週見比べると、1台10分×15台=150分。期限3色シグナルなら、朝礼前に色の付いた行だけ確認して15分で済みます。浮いた時間が配車と運賃交渉に回る計算です。

ポイントは、色を付ける対象を日付セルでなく残日数のセルにすること。数式が単純になり、壊れたときも「=E2-TODAY()」を貼り直すだけで復旧できます。自賠責保険満了日にも同じ書式をコピーしておくと、車検とずれる車両の見落としが消えます。

テンプレートは配るだけでは回らない？先に決める当番と限界ライン

ここで通説をひとつ疑います。「無料テンプレートをダウンロードして自社用に直せば車両管理はできる」——検索上位の多くがそう説きますが、現場で表が止まる原因は様式ではなく、更新の担当が決まっていないことです。

実際、点検管理の崩れは処分に直結しています。2026年3月には、車両の未点検などを理由に鹿児島市の運送会社が全53台の使用停止と事業停止処分を受けたと報じられました（南日本新聞）。業界団体も全日本トラック協会の車輪脱落事故撲滅の取り組みのように、点検の徹底を毎年呼びかけ続けています。様式は配れても、運用は配れないのです。

そこで、表を作った日に次の2つを先に決めてください。1つ目は当番。「毎週月曜の朝、配車前に○○さんが残日数列を見る」まで固定します。2つ目は限界ライン。台数20台・拠点2ヶ所・月の整備記録30件のどれかを超えたら、エクセルを卒業してシステム比較に入る、という撤退条件です。運送業システム 比較の落とし穴で書いたとおり、比較は限界が来る前に始めるほど有利になります。

車両管理表を10分で作るAIプロンプト【コピペ配布】

13列×15台=195セルを手で組むのが面倒なら、AIに手順を出させるのが早道です。下の文章をChatGPTやCopilotにそのまま貼り付けてください。自社の数字に置き換える場所は【】で示しています。

あなたは運送会社の車両管理に詳しいエクセルの専門家です。以下の条件で車両管理表を作る手順を、初心者にも分かる順番で出力してください。
・会社名:【あなたの会社名】／保有台数:【台数】台
・見出し行の13項目: 車両番号、車台番号、車種・最大積載量、初度登録年月、車検満了日、次回3ヶ月点検日、自賠責保険満了日、任意保険満期日・会社名、主担当ドライバー、タイヤ交換・増し締め記録、オイル等消耗品の交換日、修理・整備履歴、リース・ローン満了日
・車検満了日と次回3ヶ月点検日には残日数列を作り、残り60日で黄色、30日で赤色、期限切れで黒地に白字になる条件付き書式の設定手順を含めてください
・最後に、【一番期限が近い車両】を毎週月曜に確認する運用ルールを1行で提案してください

出力された手順どおりに組めば、初回でもおおむね10分。紙の点検簿から転記する場合も、期限3列を先に埋めれば当日から使い始められます。運送統合管理システムの詳しい資料が必要な方は、このあとの資料請求（無料）からも受け取れます。

すぐ実践できる手順

1. エクセルを開き、13項目の見出し行を写す（5分）
2. 車検証と保険証券を集め、期限3列だけ先に全車両分入力する（30分）
3. 残日数列と条件付き書式で「期限3色シグナル」を組む（10分）
4. 毎週月曜の確認当番と、20台・2拠点・月30件の限界ラインを決めて表の隅に書く（5分）

ここまで整えて、なお色の付く行が減らないなら、原因は表ではなく仕組みです。自社の状態を3つで自己診断してみてください。

• 残日数列が黄色のまま2週間以上放置された車両がある
• 点検・車検の予定調整で、ドライバーへの電話が週3回を超えている
• 車両の表と勤怠・点呼の記録がばらばらで、同じ情報を2回入力している

2つ以上当てはまるなら、エクセルの限界ラインは目前です。その先の選択肢として、合同会社GYAKUTENの運送統合管理システムがあります。車両・ドライバー・休暇・出庫時間・通知・稼働の6機能を一元管理でき、初期費用0円・月額30,000〜45,000円（税込）。20台なら1台あたり月1,500円で、点検アラートまで全部込みの料金です。東翔運輸株式会社（43台・53名）では導入後、管理業務が約50%減り、点検漏れゼロ、休暇調整の電話も約8割減りました（東翔運輸様の統合管理システム開発事例）。

まずは資料請求（無料）で機能と料金表を確認し、疑問があればお問い合わせから現状をご相談ください。最短3日で使い始められ、研修は30分。60代の配車担当の方でも即日運用の実績があります。

最新コラムと運送業の実務ノウハウはメルマガ登録（無料）で受け取れます。

▶ あわせて読みたい: 車両管理のエクセルが限界になる5つのサイン／車検・点検切れでトラックを止めない法定点検「失効ゼロ」管理術

まとめ

車両管理表のエクセルテンプレートは、探して回るより13項目を写して作る方が早く、運送業の実務に合います。期限3色シグナルで車検・3ヶ月点検・保険の失効を防ぎ、当番と限界ラインで更新を止めない仕組みまで作って、ようやく完成です。2026年8月時点で、ここまでは無料ででき、超えた先は月額1台1,500円台からのシステムという地続きの選択肢があります。

今日やることは1つ。自社のトラック1台分だけ13項目を埋めて、車検満了日のセルに色が付くかを確かめてください。

参考文献・出典

• 国土交通省「点検整備の種類」（参照日: 2026年8月31日）
• 国土交通省「車輪脱落事故」（参照日: 2026年8月31日）
• 全日本トラック協会「車輪脱落事故撲滅に向けた取り組み」（参照日: 2026年8月31日）
• 南日本新聞「トラック全53台の使用停止命じる」（2026年3月11日・Google News経由で確認）
• トレンド調査: Googleトレンド急上昇RSS＋オートコンプリート（運送・物流・配車・車両管理・運行管理・点呼・トラック・運賃の8語×2階層）を2026年8月31日に実施

執筆・運営: 合同会社GYAKUTEN（gyaku-ten.jp）｜中小企業の逆転を支援